Kodeniec, dn. 08.01.2020 r.

                                       ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/2020

 W związku z zamiarem udzielenia zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 30 000 euro, do którego zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.) nie stosuje się przepisów ww. ustawy, Szkoła Podstawowa w Kodeńcu, zwana w dalszej części „Szkołą”, zaprasza do składania ofert cenowych na:

Dostawę produktów spożywczych do kuchni szkolnej

w Szkole Podstawowej w Kodeńcu

1. Nazwa, adres oraz dane Szkoły

Nabywca:

Gmina Dębowa Kłoda

Dębowa Kłoda 116 A

21-211 Dębowa Kłoda

NIP : 539-104-45-75

Odbiorca:

Szkoła Podstawowa w Kodeńcu

21-211 Dębowa Kłoda

Kodeniec 71

e-mail:  spkodeniec@interia.pl

II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia są dostawy produktów spożywczych na potrzeby Szkoły Podstawowej w Kodeńcu. Dostawy będą się odbywać sukcesywnie od 16.01.2020 r. do 26.06.2020 r., w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach 7.00 – 9.00. Przedmiot zamówienia został podzielony na części, w ramach których dopuszcza się składanie ofert częściowych, tj.:

1) Szczegółowy wykaz i zakres wszystkich części zamówienia został zawarty w załącznikach Nr 1-11 do formularza ofertowego.

2) Podane w Opisie przedmiotu zamówienia i załącznikach do formularza ofertowego ilości produktów są jedynie wielkościami szacunkowymi, służącymi wyłącznie do obliczenia ceny oferty. Szkoła nie będzie zobowiązana do zakupu pełnego asortymentu w podanych ilościach, może on ulec zmianom w trakcie realizacji umowy. Ostateczna ilość poszczególnych produktów będzie wynikała z faktycznych potrzeb Szkoły w okresie obowiązywania umowy. Niezamówienie przez Szkołę pełnego zakresu ilościowego poszczególnych produktów nie skutkuje ze strony Wykonawcy roszczeniem o zakup nie zrealizowanej w okresie obowiązywania umowy ilości produktów żywnościowych, w związku z tym, że w trakcie realizacji umowy dopuszcza się możliwość zmiany przez Szkołę ilości poszczególnych produktów, nie powodującej powiększenia wartości umowy.

3) W trakcie realizacji umowy Wykonawca zobowiązany jest dostarczać produkty wg zgłoszonego zapotrzebowania, w opakowaniach przeznaczonych do sprzedaży detalicznej w szczególności dla produktów ze wskazaną gramaturą czy objętością.

4) Do odbioru dostawy upoważniona będzie osoba wskazana przez Szkołę. Rozliczenie transakcji następować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w ciągu 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę. Faktura będzie dostarczana do szkoły w dniu dostawy produktów.

5) Jako termin dostawy rozumie się datę złożenia podpisu na protokole odbioru produktów żywnościowych przez osobę upoważnioną przez Szkołę. Terminy dostaw, asortyment i ilość produktów żywnościowych określone zostaną każdorazowo pisemnie, pocztą elektroniczną, faksem lub telefonicznie przez Szkołę z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do elastycznego reagowania na zwiększone lub zmniejszone potrzeby Szkoły w stosunku do danego asortymentu lub całości dostawy.

6) Ilościowy, jakościowy oraz asortymentowy odbiór produktów winien być dokonany w chwili dostawy, chyba, że z okoliczności wynika, iż ustalenie stanu ilościowego, jakościowego lub asortymentowego przy odbiorze było niemożliwe lub utrudnione (w szczególności z uwagi na ilość produktów, sposób ich opakowania, stan produktów – zamrożenie lub ich rodzaj – owoce, warzywa), wtedy niezgodność ilościową, jakościową lub asortymentową można zgłosić – pisemnie, pocztą elektroniczną, faksem lub telefonicznie – w terminie do 2 dni roboczych od ustalenia ww. niezgodności. Wykonawca do każdej dostarczonej partii produktów zobowiązany jest dołączyć dokument dostawy (fakturę). Odbioru dokonuje się na podstawie protokołu podpisanego przez obie strony. W przypadku jakichkolwiek wad, szczególnie dotyczących jakości, świeżości i terminu przydatności do spożycia, możliwych do stwierdzenia w trakcie odbioru, Szkoła odmówi odbioru przedmiotu zamówienia.

7)      W przypadku stwierdzenia przez Szkołę wadliwej partii dostarczonych produktów lub niedostarczenia całości zamówienia, zostanie zgłoszona reklamacja ilościowa, jakościowa lub asortymentowa w formie pisemnej, pocztą elektroniczną, faksem lub telefonicznie. Wykonawca zobowiązuje się do wymiany wadliwych produktów na wolne od wad lub dostarczenia ilości zgodnej z zamówieniem w ciągu 3 godzin od chwili zgłoszenia reklamacji przez Szkołę.

8) Materiał opakowaniowy winien być dopuszczony do kontaktu z żywnością. Każdy asortyment produktów musi być dostarczony w oddzielnym pojemniku. Produkty w puszkach winny być wyposażone w elementy do otwierania ręcznego, bez pomocy otwieracza mechanicznego. Mięso i wędliny muszą być dostarczane w czystych, zamkniętych pojemnikach przystosowanych do przewozu mięsa i wędlin. Mięso surowe nie może być przewożone razem z wędlinami.

9) Wykonawca zobowiązuje się dostarczać produkty świeże, pełnowartościowe, należytej jakości w pierwszym gatunku, w terminie, ilościach i asortymencie określonym przez Szkołę, dostarczane nie później, niż w połowie okresu przydatności do spożycia przewidzianego dla danego produktu, z zastrzeżeniem:

a)      pieczywo i wyroby cukiernicze wyprodukowane będą w dobie dostawy;

b)      ryby i mrożonki będą posiadać termin przydatności do spożycia nie krótszy niż 30 dni od dostawy;

c)      mrożonki mają być dostarczane do jednostek w formie nie rozmrożonej;

d)     jaja konsumpcyjne nie będą starsze niż 7 dni od daty pakowania, oraz muszą posiadać przy każdej dostawie dokument identyfikacyjny dla jaj konsumpcyjnych spełniających wymagania wynikające z obowiązujących przepisów prawa;

e)              warzywa i owoce świeże cechować się będą regularnym kształtem właściwym dla danej odmiany, będą wolne od szkodników, zanieczyszczeń ziemią, uszkodzeń, oznak wrastania korzenia w pęd nasienny, brakiem oznak więdnięcia, wyschnięcia, pleśnienia, gnicia czy zmarznięcia;

f)       mięsa i wędliny będą produktami świeżymi, z terminem przydatności do spożycia nie krótszym niż 3 dni od dostawy;

g)      nabiał i produkty mleczarskie z terminem przydatności do spożycia nie krótszym niż 3 dni od dostawy.

10)  Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wady jakościowe dostarczonych produktów (ukryte i nie ukryte) powstałe m.in. na skutek złego przechowywania, uszkodzenia w wyniku transportu oraz zobowiązany jest do wymiany wadliwych produktów we własnym zakresie i na własny koszt.

11)  Cechy dyskwalifikujące dla poszczególnego asortymentu w szczególności:

a)      wspólne dla mięsa: obce posmaki, zapachy, oślizgłość, nalot pleśni, zazielenienie mięsa, występowanie gruczołów, fragmentów kości;

b)      wspólne dla wędlin: obce posmaki, zapachy, oślizgłość, nalot pleśni, barwa szarozielona, zacieki tłuszczu i galarety pod osłonką, jej pęknięcia i wycieki farszu, w osłonkach sztucznych, składniki użyte do produkcji pozaklasowe lub z chrząstkami, ścięgnami itp., skupiska jednego ze składników, obecność szkodników oraz ich pozostałości, brak oznakowania opakowań, ich uszkodzenia mechaniczne, objawy obniżenia jędrności i elastyczności, nie przyleganie osłonki do wędlin itp.;

c)      wspólne dla pieczywa: pieczywo zdeformowane, zgniecione, uszkodzone mechanicznie; pieczywo zabrudzone, spalone; miękisz lepki, niedopieczony, z zakalcem, z obecnością grudek mąki i soli; smak: gorzki, kwaśny, zbyt słony lub niesłony; ciasta zabrudzone, spalone, niedopieczone, o wyraźnie niewłaściwej porowatości ciasta, kruszące się; objawy pleśnienia, psucia; uszkodzenia mechaniczne, ciasta zdeformowane, zgniecione, porozrywane; obecność szkodników żywych, martwych oraz ich pozostałości;

d)     wspólne dla wyrobów mleczarskich: obce posmaki, zapachy, smak, gorzki, mocno kwaśny, słony, stęchły, mdły; zanieczyszczenia mechaniczne, organiczne; objawy pleśnienia, psucia; uszkodzenia mechaniczne, zdeformowane, zgniecione, porozrywane; obecność szkodników żywych, martwych, oraz ich pozostałości, brak oznakowania opakowań;

e)      wspólne dla warzyw i owoców: wykazujące oznaki niewłaściwego przechowywania i transportu, mocne zniekształcenia, oznaki choroby, zaparzenie, gnicie, zmarznięcie, obce zapachy, pozostałości środków ochrony roślin; oznaki wrastania korzenia w pęd nasienny;

f)       wspólne dla mrożonek: oznaki rozmrożenia, zbrylone i wyczuwalne kostki lodu lub zmrożony w bryły produkt.

12)  Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć zamówione produkty do siedziby Szkoły własnym transportem, na własny koszt i ryzyko nieodpłatnie, jak również do ich rozładunku i złożenia we wskazanym miejscu.

13)  Na żądanie  Szkoły Wykonawca powinien dołączyć do wskazanej partii dostawy przedmiotu umowy: atest, certyfikat, etykietkę, metkę fabryczną, w tym również informację w języku polskim, zawierające wszystkie niezbędne dla użytku dane produktu w szczególności dot. nazwy produktu, wykazu i ilości składników lub kategorii składników, określające zawartość netto w opakowaniu, datę minimalnej trwałości lub termin przydatności do spożycia, warunki przechowywania, firmę i adres producenta lub przedsiębiorcy paczkującego środek spożywczy, nazwę i adres producenta.

14)  Dostarczane produkty spożywcze muszą spełniać wymagania wynikające z obowiązujących przepisów prawa dotyczących produkcji i obrotu żywności, winny odpowiadać Polskim Normom oraz być zgodne z normami określonymi i obowiązującymi na obszarze Unii Europejskiej. Jakość dostarczanych produktów oraz sposób ich dostawy winny być zgodne z obowiązującymi przepisami oraz atestami dla produktów pierwszego gatunku (klasy). Jaja konsumpcyjne muszą być oznakowane weterynaryjnym numerem zakładu i zdezynfekowane za pomocą promieni ultrafioletowych. Wykonawca na każde żądanie Szkoły zobowiązany jest przedstawić stosowne zaświadczenie właściwego lekarza weterynarii poświadczające badanie dostarczanego mięsa.

Wykonawca ponosi całkowitą i wyłączną odpowiedzialność za jakość, przydatność oraz spełnianie obowiązujących przepisów dot. ww. przedmiotu zamówienia oraz wymagań określonych w zapytaniu ofertowym.

III. Termin wykonania zamówienia

Wymagany termin realizacji przedmiotu zamówienia: od dnia 16.01.2020 r. do dnia 26.06.2020 r., nie dłużej jednak niż do wykorzystania maksymalnego limitu środków.

IV. Oferty częściowe

Dopuszcza się składanie ofert częściowych. Wykonawcy mogą złożyć oferty na jedną, kilka lub na wszystkie części zapytania ofertowego. Oferty częściowe muszą obejmować wszystkie pozycje określone w danej części. Wykonawca nie jest uprawniony do wprowadzania jakichkolwiek zmian w rubrykach formularzy wypełnionych przez Szkołę.

V. Miejsce oraz termin składania ofert

Oferty należy składać w sekretariacie Szkoły ( adres: Szkoła Podstawowa w Kodeńcu, 21-211 Dębowa Kłoda, Kodeniec 71  lub na pocztę e-mail:spkodeniec@interia.pl w terminie od 09.01.2020 r. do 15.01.2020r.

VI. Informacje o osobach uprawnionych do kontaktów z Wykonawcami

Osobami uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są:

- Renata Tchórz – tel. 83 355 90 09

VII. Opis sposobu obliczania ceny

1.Ofertę należy przygotować zgodnie z załączonym formularzem oferty, stanowiącym załącznik Nr 1 do zapytania ofertowego.

2.Wskazana w ofercie cena musi obejmować podatek VAT oraz pozostałe składniki cenotwórcze związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w szczególności koszty transportu, opakowań, ubezpieczenie produktów na czas transportu, koszty zakupu produktów i ich magazynowania, załadunku i rozładunku, ewentualnego wzrostu cen produktów w okresie realizacji zamówienia, kosztów paliwa i innych opłat ponoszonych przez Wykonawcę oraz wszelkie elementy inflacyjne, opłaty i podatki (także podatek od towarów i usług) i ewentualne upusty.

3.Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku.

VIII. Opis kryteriów  wyboru ofert

Wybór oferty w poszczególnych częściach dokonywany będzie w oparciu o kryterium:

najniższa cena - 100%

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najniższą łączną ceną brutto.

IX. Informacja o wzorze umowy oraz formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy

1. Do zapytania ofertowego dołączony jest wzór umowy (załącznik Nr 12) stanowiący jego integralną część.

2. Składając ofertę Wykonawca akceptuje wzór umowy oraz zobowiązuje się do jej podpisania w terminie i miejscu wskazanym przez Szkołę.

3. Przed podpisaniem umowy Szkoła może zobowiązać Wykonawcę do dostarczenia:

1)aktualnego zezwolenia Powiatowej Stacji Sanitarno–Epidemiologicznej na prowadzenie działalności w zakresie objętej zamówieniem;

2)aktualnego potwierdzenia zaświadczenia o wpisie do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli żywności na podstawie ustawy – O bezpieczeństwie żywności i żywienia, w związku z art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. – W sprawie higieny środków spożywczych;

3)oświadczenia, że Wykonawca posiada opracowany, wdrożony i utrzymany jeden z obowiązujących systemów bezpieczeństwa żywności zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. – O bezpieczeństwie żywności oraz Rozporządzeniem WE Nr 852/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r. – W sprawie higieny środków spożywczych. Oświadczenie nie jest wymagane od producentów produkcji pierwotnej. 

Szkoła zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania ofertowego.

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Formularz ofertowy - wraz z załącznikami Nr 1-11

2. Wzór umowy - zał. Nr 12

                                                                                    ZATWIERDZAM

                                                   Dyrektor Szkoły Podstawowej w Kodeńcu

                                                                           mgr  Renata Tchórz